Кадровая документация предпринимателя: необходимость и порядок ведения

Любое общество для обеспечения нормального уровня своей жизнедеятельности занимается огромным количеством видов конкретного труда. С этой целью трудоспособные люди создают определенные организации.

Открыть свое дело — это хорошая затея, но огромный и ответственный шаг, к которому нужно приготовиться. Вы создаете рабочие места и выступаете налоговыми агентами своих наемных работников. Также Вы должны понимать необходимость систематизации и содержания в определенном порядке внутренней документации предприятия.

Систематизация и правильное оформление внутренней документации значительно упростит ведение бизнеса. Обратитесь к специалистам ЮК Легал – и Вам не нужно будет все время оглядываться на состояние документов и работать с умой приказов, инструкций, внутренних положений. Этот вопрос сегодня приобрёл большую актуальность в связи с проверками Гоструда, ведь первое, что проверяет представитель этого контролирующего органа —  правильное оформление наемного работника. Соответственно правильное оформление внутренней документации избавит Вас от наложения штрафов значительных размеров.

Что же входит в понятие кадровой документации, и кто обязан ее вести, рассмотрим в данной статье.

В первую очередь, необходимо помнить, что документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы, в том числе и частного предпринимателя, что подтверждается письмом Министерства социальной политики Украины от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06.

Организация кадрового документооборота является достаточно важным и ответственным моментом работы любой компании. 

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об правильном учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник, обращается с иском в суд. В таких случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к ответственности Вас как работодателя.

Именно поэтому так важно с первого дня работы установить правила ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Так, согласно статьи 29 КЗоТ до начала работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан, в частности ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором.

Но трудовой договор и правила внутреннего трудового распорядка — это не единственные кадровые документы, которые обязан вести работодатель.

Итак, обязательно должны быть в наличии у работодателя: штатное расписание, приказы по основной деятельности, график отпусков, табель учета рабочего времени, трудовые книжки работников, инструкции по охране труда и др.

 Обратите внимание, что данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе работы у работодателя могут возникать обязанность оформления иных внутренних документов.

Немаловажное значение имеет то, что ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

― документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

― построить четкую систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления;

― регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

― создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя;

― в крайнем случае — разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

С другой стороны, нельзя забывать, что согласно подпункту 75.1.2 пункта 75.1 статьи 75 Налогового Кодекса Украины документальная проверка проводится по своевременности, достоверности, полноты начисления и уплаты всех предусмотренных Кодексом налогов и сборов и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, соблюдение работодателем законодательства о заключении трудового договора, оформления трудовых отношений с работниками (наемными лицами) на основании налоговых деклараций (расчетов), финансовой, статистической и другой отчетности, регистров налогового и бухгалтерского учета, ведение которых предусмотрено законом, первичных документов, используемых в бухгалтерском и налоговом учете и связанные с начислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы, а также полученных в установленном законодательством порядке органом государственной налоговой службы документов и налоговой информации, в том числе по результатам проверок других налогоплательщиков.

На момент начала проверки у предпринимателя должна быть в наличии вся первичная документация, которая подтверждает данные отчетности.

Поэтому поддержание порядка в кадровом учете одна из важнейших обязанностей организации, который избавит Вас от ряда проблем.

К сожалению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности или халатности часто не придают должного значения этому участку работы. Обезопасьте себя и своих работников — обращайтесь к нам! Специалисты ЮК Легал с радостью помогут Вам в решении этого вопроса, учитывая все нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом.