Внутренний документооборот предприятия является обязательной составляющей каждой хозяйственной структуры, который ведется согласно установленному регламенту соответствующего законодательства. Кадровая документация представляет собой комплекс документов, которые отображают нюансы трудовых правоотношений, оформление отпусков, командировок и тому подобное.
Также каждое предприятие должно иметь правильно оформленное штатное расписание, должностные инструкции всех сотрудников, заполненные трудовые книжки, регистры и табеля учета рабочего времени, штатно-должностные книги и прочее документы, которые регулируют трудовые отношение между сторонами.
Для предприятий, которые могут себе позволить отдел кадров, ведение кадровой документации не составляет особой проблемы. Но если речь идет о небольшом штате сотрудников, мы предлагаем воспользоваться нашими услугами.
Юридическая компания «Легал» готова наладить процесс внутреннего документооборота как для юридических лиц, так и предпринимателей (ФЛП). Несмотря на тот факт, что отечественное трудовое законодательство ориентировано именно на юридическое лицо, ФЛП также должны вести кадровую документацию. Поскольку последние имеют право нанимать работников, заключая при этом трудовые договора (ст. 21 КЗоТ Украины).
Физическим лицам-предпринимателям наша компания предоставляет следующие услуги, которые, согласно правовым нормам, должны выполняться в обязательном порядке:
- разработка правил внутреннего трудового распорядка на предприятии;
- заполнение и оформление трудовых договоров, приказов;
- учет и ведение трудовых книжек, табеля рабочего времени;
- подготовка пакетов документов для передачи в архив.
Несмотря на то, что ближайшее время планируется упрощение системы кадровой документации и отмена некоторых из перечисленных документов, мы рекомендуем оставить их во внутреннем документообороте.
Ведение кадровой документации поможет вам соблюдать нормы трудового законодательства, которые касаются непосредственно отношений с наемными работниками. За невыполнение данных требований закон предусматривает штраф – 30-100 НМДГ (от 510 до 1700 гривен).
На сегодняшний день существует ряд инструкций и нормативных актов, которые определяют требования к оформлению, ведению и учету приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, штатного расписания, должностных инструкций, штатно-должностной книги, алфавитной книги и прочей документации подобного типа.
Наши сотрудники помогут вам в оформлении и ведении следующих кадровых документов:
- Штатное расписание отображает информацию о должностях, которые существуют на предприятии, их количестве, окладах и надбавках, определенных руководством каждой единице, а также месячный фонд заработной платы. Наши сотрудники составят вам данный документ, руководствуясь нормами законодательства, а именно, используя Национальный «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденный 28 июля 2010 года приказом Госпотребстандарта Украины № 327.
- Правила внутреннего трудового распорядка – отображает режим работы предприятия. Строгой формы составления документа на сегодняшний день нет, но он должен содержать информацию об обязанностях работодателя и сотрудников, о режиме работы организации. Также в правилах должен быть обозначен порядок приема и увольнения работника с должности, порядок поощрений и взысканий в случае нарушения трудовой дисциплины.
Согласно статье 142 КЗоТ, такие правила должны быть утверждены руководством.
- Должностная инструкция – положение, которое регламентирует права и обязанности должностного лица, его функции, ответственность, взаимоотношение с другими сотрудниками предприятия, определяет требования к опыту работы и образованию для соответствующей должности. Разработка данных документов требует соответствия отраслевым справочникам и Справочнику квалификационных характеристик профессий работников от 29 декабря 2004 года, который утвержден Министерством труда и социальной политики Украины.
Основные разделы должностной инструкции следующие:
- Общие положения;
- Функции и обязанности;
- Права;
- Ответственность;
- Должен знать;
- Квалификационные требования;
- Взаимоотношения (связи) по должности.
- Трудовая книжка – документ строгой отчетности, ведение и учет которого обязателен для всех работодателей. В ней отображается вся история трудовой деятельности работника, а также его награждения и поощрения. Оформление трудовой книжки – процесс ответственный и требующих соответствующих знаний, а также практического опыта. Поэтому доверять его стоит исключительно профессионалам.
- Трудовой договор – документ, отображающий трудовые отношения между работником и его работодателем, а также права и обязанности обеих сторон. Согласно последним изменениям, которых претерпело трудовое законодательство Украины, такой договор является официальным подтверждением принятия на работу.
- Оформление приказов – документы, на основании которых происходят все действия на предприятии (от приема новых сотрудников до переименования структурных подразделений). Правильность формулировки приказа крайне важна, поскольку он является официальным основанием каждого действия, осуществляемого на предприятии.
Компания ЮК «Легал» приглашает к взаимовыгодному сотрудничеству предприятия всех форм собственности, чтобы помочь организовать ведение внутреннего документооборота компании в соответствие со всеми установленными нормами. Мы гарантируем ответственный подход и качество выполняемых работ!
Оформление приказов
Приказ – документ внутреннего документооборота предприятия, который издается его руководителем, и направлен на решение оперативных задач компании. Оформление приказа требует определенных навыков, знаний и опыта ведения внутренней документации.
Кадровая служба выделяет свой тип приказов, которые регламентируют трудовые отношения на предприятии. Являясь официальным документам, он представляет определенный шаблон, состоящий из двух обязательных частей:
- Констатирующая – здесь изложены цель, задача и основания для приказа.
- Распорядительная – в ней указаны данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), должность, наименование структурного подразделения и дата, с которой данный приказ вступает в силу. Если приказ вступает в силу не в день его регистрации, то отдельным пунктом необходимо выделить эту информацию. То есть в данной части должны быть указаны все действия, которые будут предприняты относительно указанного в документа лица.
Для научных сотрудников кроме должности следует указать специальность, ученую степень и звание (если есть). Для квалифицированных работников – разряд.
Завершающей частью приказа, которая относится к распорядительной, является основание для издания того или иного приказа. Таким документом может быть заявление, медицинское заключение, различные справки и тому подобное.
Оформление деловых документов данного типа требует следованию некоторым правилам:
- использование стандартных отдельных листов форматом А4;
- приказы оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр отдел кадров сохраняет у себя, подшивая в специальную папку, второй – передает в бухгалтерию;
- формулировка каждого пункта приказа должна соответствовать требованиям КЗоТ;
- приказ не заверяется печатью;
- все кадровые приказы заносятся в специальную книгу приказов, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации;
- приказ может быть как индивидуальным – содержать информацию об одном сотруднике, так и групповым – касаться нескольких человек. Последний вариант подходит, если планируется издание нескольких приказов, имеющие однотипные положения;
- отдел кадров может предварительно разработать проект приказа и согласовать его с руководством;
- приказ регистрируется после его подписания руководителем. В зависимости от количества приказов за календарный год может вестись книга приказов (при небольшом количестве) или регистрационные карточки, если подобные документы издаются в больших объемах. Последний вариант учета документов облегчает ведение всего документооборота и его организацию;
- сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, что подтверждает его роспись об и ознакомлении с его содержанием.
Что является основанием для издания приказа?
- заявления работников;
- распоряжения, докладные записки руководителя предприятия;
- решение конкурсной комиссии;
- подписанные контракты;
- законодательные и нормативные акты.
Обратите внимание! Физическим лицам-предпринимателям в отличие от предприятий не обязательно издавать приказы при оформлении на работу или увольнении. Трудовой договор с наемным работником, который зарегистрирован в местной службе занятости, заменяет эти приказы. Поэтому сотруднику не требуется писать заявление о приеме или увольнение на работу. При этом приказ об отпуске или командировке обязателен. И основанием для них должны служить соответствующие заявления работников.
Доверьте оформление документации профессионалам! С помощью опыта и знаний наших сотрудников вы сэкономите свое время. При этом ваша кадровая документация гарантировано будет оформлена по всем правилам трудового законодательства Украины.
Ведение трудовых книжек
Кадровым документом строгой отчетности на предприятии является трудовая книжка, оформление которой является обязательным процессом. КЗоТ определяет ее как основной документ, отображающий трудовую деятельность работника, поощрения, награды.
Ведение трудовых книжек является обязательным процессом, как для предприятий абсолютно всех форм собственности, так и для предпринимателей (ФЛП). Существуют следующие правила их оформления:
- Заводятся на всех штатных сотрудников, которые работают более 5 дней, включая совладельцев предприятия, временных или сезонных работников. Для внештатных сотрудников такой документ заводится лишь в случае, если на них распространяется социальное страхование. Касательно сотрудников, которые выполняют свои служебные обязанности на предприятии по совместительству, их трудовые книжки ведут только по основному месту работы.
- Для работника, который впервые официально трудоустраивается, книжку оформляется в обязательном порядке на протяжении 5 рабочих дней.
- Сведения о взыскании по причине нарушения трудовой дисциплины не фиксируются в трудовой книжке.
- На предприятиях данные документы хранятся в отделе кадров. Перед этим руководитель назначает лицо, ответственное за оформление, ведение, хранение и выдачу книжек. Данный сотрудник или отдел обязаны вести учет трудовых книжек. Но ответственность за организацию такой деятельности лежит на руководстве. Трудовые книжки наемных работников предпринимателя хранятся непосредственно у сотрудников.
- Записи должны быть выполнены синими или фиолетовыми чернилами.
- При указании дат используют исключительно арабские цифры.
- Каждая запись согласовывается с работником, который удостоверяет своей подписью внесенные данные.
- Безработным лицами записи может делать Центр занятости, при условии регистрации в данной службе.
- Обязательно следует делать в каждой трудовой книжке соответствующую запись, если предприятие или структурное подразделение изменило название. При этом в 4-й графе должен быть указан приказ руководителя о переименовании.
- Запись об увольнении должна формулироваться в соответствии с определенной нормой трудового законодательства, ссылаясь при этом на конкретную статью КЗоТ. Например: «Звільнено за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».
- Увольнение или награждение должно быть утверждено печатью.
- Запись об увольнении отдел кадров должен сделать в день увольнения, другие записи – на протяжении недели с момента издания соответствующего приказа.
- Если все страницы книжки использованы, вшивается вкладыш. Дополнительно эту информацию указывают на титульном листе книжки. Без трудовой книжки такой вкладыш недействителен.
- Выявленные ошибки должны быть исправлены исключительно тем предприятием, которое сделало соответствующую запись.
- Любое исправление должно в полной мере соответствовать тексту приказа или других документов, на основании которых было выполнено то или иное действие. Зачеркивать неправильную информацию нельзя!
Заполнение трудовых книжек сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, также требует соблюдения некоторых норм:
- документ оформляется не позднее 5 дней с момента принятия на работу;
- титульный лист должен содержать основные сведения о работнике (его фамилию, имя, отчества, дату рождения согласно паспорту), его подпись, которой подтверждается достоверность внесенных данных, подпись сотрудника отдела кадров, который оформляет документ, печать предприятия и дату оформления книжки.
Перед записью о первом трудоустройстве в трудовые книжки отдел кадров может внести на основании соответствующих документов следующую информацию:
- служба в составе Вооруженных Сил Украины;
- время учебы в высшем учебном заведение, ПТУ, аспирантуре или ординатуре;
- работу в колхозе, если законодательством это предусмотрено;
- уход за инвалидом 1-й группы, ребенком-инвалидом до 16 лет или пенсионером, который нуждается в постоянном уходе (основанием является медицинское заключение).
Основания для внесения вышеуказанных записей – военные билеты, дипломы, аттестаты, свидетельства, справки и прочие документы.
В случае увольнения трудовую книжку работнику необходимо выдать в тот же день с соответствующей записью. Если выдача документа задерживается по вине предприятия, работнику должны выплатить сумму среднего заработка за каждый день невыдачи. В таком случае день увольнения будет определяться днем выдачи трудовой книжки. Соответственно, издается еще один приказ, а предыдущую запись признают недействительной.
Если работник не забирает трудовую книжку по личным причинам, работодатель должен послать ему письменное уведомление по почте о необходимости это сделать. Сам документ может быть отправлен по почте лишь при письменном согласии работника.
Если работник так и не забрал свою трудовую книжку или ее дубликат, предприятие хранит ее 2 года в отделе кадров, после чего передает в архив, где они должны храниться не менее 50 лет.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки:
- На протяжении 15 дней с момента потери документа работник должен сообщить об этом уполномоченному структурному подразделению.
- На обложке новой трудовой книжки делают запить «Дублікат» в правом нижнем углу.
- Если в предыдущей трудовой книжке была информация о работе на других предприятиях, отдел кадров вносит запись лишь о общем трудовом стаже до настоящего трудоустройства.
- Если вина за потерю или порчу документа лежит на предприятии, дубликат выдается за его счет.
Оформление трудовых книжек – довольно ответственный процесс, состоящий из целого ряда нюансов, которые требуют определенных навыков и знаний трудового законодательства. Сотрудники нашей компании всегда готовы вас проконсультировать по вопросам ведения кадровой документации, чтобы в дальнейшем стать вашим удаленным отделом кадров!
Трудовые договора
При приеме нового сотрудника следует обязательно уделить внимание всем возможным последствиям будущих трудовых отношений, оценить их потенциальные риски и будущие возможности.
После того, как кандидату на определенную должность сделано предложение о работе, предприятие должно заключить с ним трудовой договор – обязательный документ, характеризирующий соглашение работника и работодателя, права и обязанности каждой стороны в трудовом процессе.
Основным кадровым документом как подтверждение официального трудоустройства, является трудовой договор. Украина прописывает его регламент в КЗоТ.
В результате недавнего реформирования системы общеобязательного социального страхования, коснулись изменения некоторых законодательных актов, определяющие трудовые отношения работника и работодателя. С 1 января 2015 года вступили в силу новые нормы, согласно которым нельзя допускать работника к выполнению своих обязанностей без заключения с ним трудового договора. За несоблюдение данной нормы работодатели будут нести административную ответственность.
Оформление трудовых договоров требует знания ряда нюансов. Ответственный подход к данной процедуре является залогом прозрачных трудовых отношений, а также гарантируют защиту интересов каждой из сторон.
Юридическая компания «Легал» готова оказать не только консультации по поводу оформления трудовых отношений, но и выполнить весь ответственный процесс.
Пользуясь услугами наших специалистов, вы получаете ряд преимуществ:
- Качественное и грамотное оформление не только трудовых договоров, но и всей кадровой документации. Благодаря оперативной и качественно выполненной работе, у работодателя появляется возможность сократить штат или вовсе отказаться от отдела кадров. Таким образом, вы получаете значительную экономию, потому что штатный сотрудник всегда обойдется значительно дороже удаленного.
- Наши юристы всегда в курсе последних изменений в законодательстве, что гарантирует соответствие всей вашей документации предписанным нормам.
- Каждый составленный нами договор четко, понятно и в соответствие с законодательством прописывает права и обязанности работодателя и наемного сотрудника, что позволяет в будущем избежать неприятных моментов трудовых отношений.
- При необходимости мы составляем все сопутствующие трудовому договору документы (приказы, распоряжения, записи в трудовой книжке).
Доверьте нам оформление трудовых договоров! Юридическая компания «Легал» – ваше уверенное ведение кадровых вопросов!
